无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定。拥有一套智能化、信息化的办公系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家的时代，办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。今天的中国，“企业信息化”、“政府部门信息化”都忙得如火如荼，一套优秀的办公自动化（OA）系统将是企事业单位迈进数码时代的“基石”。

       众所周知，我们绝大多数企业和非赢利单位，都采用层层授权的金字塔式的管理模式，从控制论的角度看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通，高层了解底层的信息除了通过的直接下属（中层管理者）外，就是自己亲自了解，亲自了解往往很累；通过中层管理人员，则有一个信息反馈的效率和成本问题，无疑，单位的信息化能提高效率节省成本。

        基于层层授权、各司其职的思想，近年来应用较广的企业信息管理系统（MIS）、ERP等。这些软件使企业高层很方便地了解企业采购，销售，库存以至财务的情况，企业的中层到底层都置于了最高层的管理监督之下。因此这类软件大多上级对下级控制有余，同级与同级的部门与人员协作交流不足。控制太多，人就会变成机器，工作就缺乏乐趣，只有协作交流起来，工作就变得轻松有趣，更符合人性，更容易发挥普通人的智慧和积极性。办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起，强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作，使得机构内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行，相互间可以亲密地交流协作！